Oppdaterte vedtekter etter årsmøtet 2017.
1. FORMÅL
Klubbens formål er å skape et sosialt og faglig stimulerende miljø for digitalt
fotointeresserte.
2. MEDLEMSKAP
Medlemskap i Hedmarken Digitale Fotoklubb er åpent for alle.
Ungdomsmedlem er et medlem til og med det året det fyller 19 år.
3. KONTINGENT
Kontingenten fastsettes av årsmøtet, og gjelder fra innmeldingsdato og 1 år.
Styremedlemmer betaler ikke kontingent.
Medlemmer som står til rest med kontingent 14 dager etter at skriftlig purring er sendt kan strykes som medlemmer uten ytterligere varsel.
Innbetalt kontingent refunderes ikke.
4. UTELUKKELSE AV MEDLEMMER
Medlem som bryter klubbens vedtekter eller som ved sin oppførsel og aktivitet motarbeider klubbens formål og anseelse, kan ekskluderes. Eksklusjon besluttes av styret med 2/3 flertall. Et medlem som er blitt ekskludert kan klage beslutningen inn for årsmøtet. Årsmøtet kan omgjøre styrets beslutning med 2/3 flertall. Vedkommende forblir ikke medlem frem til saken er behandlet av årsmøtet.
5. ÅRSMØTET
Klubbens øverste myndighet er årsmøtet.
Hvert medlem har en stemme.
Medlemmer som ikke er tilstede på årsmøtet kan gi et tilstedeværende medlem fullmakt til å stemme for seg. Hvert medlem kan medbringe høyest to fullmakter. Slik fullmakt må være skriftlig, og skal forevises på årsmøtet.
Vedtektsendringer må vedtas med minst 2/3 av de møtte stemmer. Øvrige vedtak treffes ved alminnelig flertall.
Saker som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke behandles.
Referat fra årsmøtet til Hedmarken Digitale Fotoklubb legges tilgjengelig på hedmarkendigitale.no.
6. ORDINÆRT ÅRSMØTE
Ordinært årsmøte avholdes hvert år i løpet av 1. kvartal, og innkalles med minst 14 dagers varsel. Skriftlig innkalling med saksliste skal sendes til alle medlemmene pr. e-post.
Årsberetning, regnskap, budsjettforslag og eventuelle innkomne forslag skal være tilgjengelig på klubbens hjemmeside minst 14 dager før årsmøtet.
Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må sendes styret skriftlig innen 31. desember. Forslagene må være skriftlig begrunnet.
På årsmøtet behandles:
a. Årsberetning
b. Innkomne forslag
c. Regnskap
d. Budsjett
e. Valg av styre, valgkomité og revisor. Årsmøtet velger leder og styremedlemmer. Styret konstituerer seg selv. Leder velges for en periode på to år. Halvparten av styremedlemmene er på valg hvert år, slik at hvert styremedlem sitter minimum to år. Valgkomiteen og revisor velges for en periode på ett år.
Det kan ikke fattes vedtak i andre saker enn de som er ført opp på sakslisten som ligger ved innkallingen til årsmøtet.
7. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE
Det kan kalles inn til ekstraordinært årsmøte hvis styret eller en fjerdedel av medlemmene skriftlig krever det. Fullstendig saksliste skal ligge ved innkallingen, og det kan kun fattes vedtak i de sakene som er ført opp på denne sakslisten.
Årsmøtet skal avholdes innen fire måneder, med minst 14 dagers varsel.
Innkallelsen sendes på mail til hvert enkelt medlem, og skal inneholde saksliste og redegjørelse for de saker som kreves behandlet.
8. ORGANISASJON
Styret består av leder, nestleder/sekretær, kasserer, webansvarlig og aktivitetsansvarlig.
Styret innkalles av sekretæren etter anmodning av styreleder eller tre styremedlemmer.
Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av dets medlemmer er tilstede.
Ved stemmelikhet i styret har lederen dobbeltstemme i forbindelse med forfall. Ved styreleders forfall har nestleder/sekretær dobbeltstemme.
Sekretæren skriver møtereferat.
Klubben skal ha en valgkomité med 2 medlemmer.
Klubben skal ha én revisor.
9. STYRETS OPPGAVER
Styret representerer klubben utad.
Lederen forplikter klubben ved sin underskrift, sammen med ett av styrets øvrige medlemmer.
Styret kan oppnevne andre tillitsverv i den grad det er nødvendig.
Styret skal:
a. Fastsette nødvendige retningslinjer.
b. Fastsette regler for bruk av klubbens utstyr.
c. Utføre de oppgaver som er nødvendig for klubbens drift og aktiviteter.
10. KLUBBENS AKTIVA
Alle aktiva er klubbens eiendom.
11. OPPLØSNING
Forslag om oppløsning kan fremsettes av styret eller 1/3 av klubbens medlemmer.
Forslaget skal behandles på et ordinært eller ekstraordinært årsmøte, og trenger mer enn 2/3 flertall for å vedtas.
Hvis oppløsning besluttes, bestemmer årsmøtet med simpelt flertall hvordan klubbens eiendeler skal disponeres.